Arbejdet som veterinærtekniker kræver en plan med plads til både dagens aftaler og de ændringer, der opstår undervejs. Et dyr kan ankomme senere end aftalt, en prøve kan kræve ekstra håndtering, og en konsultation kan trække ud. Planlægningen handler derfor om mere end klokkeslæt. Oplysninger, lokaler, udstyr og kolleger skal være klar i den rækkefølge, opgaverne kræver.

Afklar veterinærteknikerens rolle før opgaverne fordeles

Før arbejdsdagen planlægges, skal det være tydeligt, hvilke opgaver den enkelte medarbejder må og kan udføre. Betegnelsen veterinærtekniker bruges i forskellige sammenhænge og bør ikke uden videre sidestilles med den danske titel veterinærsygeplejerske. Uddannelse, autorisation og lokale instrukser har betydning for opgavefordelingen. Ved ansættelsen bør du derfor få afklaret både stillingens indhold og grænserne for dit ansvar. Den opgjorte gennemsnitsløn for veterinærtekniker varierer med land, erfaring og stillingens indhold.

Arbejdsplanen skal angive, hvem der modtager dyret, klargør udstyr, håndterer prøver og følger op på journaloplysninger. Opgaver, der kræver en dyrlæges vurdering eller beslutning, skal indgå tydeligt i forløbet. Det er ikke nok at forvente, at nogen tager sig af dem undervejs.

En brugbar arbejdsfordeling beskriver også, hvem du kontakter ved tvivl, og hvem der overtager under pauser. Hvis to kolleger begge tror, at den anden har ringet til ejeren, risikerer opkaldet aldrig at blive foretaget. Den slags aftaler skal være på plads, før dagens første patient bliver kaldt ind.

Begynd med kalenderen og de manglende oplysninger

Dagens kalender viser aftalerne, men fortæller ikke nødvendigvis, om de kan gennemføres som planlagt. Begynd derfor med at gennemgå forudsætningerne for hvert besøg. Er årsagen beskrevet? Er relevante dokumenter modtaget? Er der aftalt særlige forberedelser med ejeren, og fremgår det, hvem der har givet beskeden?

Mangler en nødvendig oplysning, skal en bestemt medarbejder have ansvaret for at indhente den inden en aftalt frist. Beskeden »kontakt ejeren« er mindre brugbar end en aftale om, at receptionen ringer inden et bestemt tidspunkt og noterer svaret i journalen. Så kan resten af holdet se, om der stadig mangler svar.

Gennemgangen bør også afdække overlap. To aftaler kan hver for sig se enkle ud, men kræve samme lokale eller medarbejder. Den konflikt bør løses, inden patienterne ankommer. Ellers kan den første forsinkelse skabe ventetid ved flere efterfølgende aftaler, selv om andre kolleger har tid til rådighed.

Læg rækkefølgen efter rum, udstyr og tilgængelige hænder

Når oplysningerne er på plads, kan du vurdere, hvordan opgaverne passer ind i klinikkens fysiske rammer. Et ledigt tidspunkt i kalenderen betyder ikke nødvendigvis, at der er plads til endnu en aftale. Rummet kan være under rengøring, et apparat kan være i brug, eller den medarbejder, der skal hjælpe, kan være optaget andetsteds.

Hver aftale bør derfor kobles til de lokaler, det udstyr og de medarbejdere, den kræver. Regn både forberedelse og efterarbejde med, ikke kun selve kontakten med dyret. Der skal også være tid til at flytte mellem rum, finde materialer frem og fylde op, når en arbejdsplads er brugt.

Antag eksempelvis, at fire planlagte forløb hver kræver 25 minutters arbejde og 10 minutter til klargøring og oprydning. Det giver fire gange 35 minutter, altså 140 minutter. Afsætter klinikken yderligere 20 minutter til afbrydelser, fylder forløbene tilsammen 160 minutter. Begynder de klokken 8.00, slutter de klokken 10.40. Beregningen er et eksempel på planlægning, ikke en tidsstandard for bestemte behandlinger. De konkrete tider skal tilpasses opgaverne.

Gør modtagelsen til et fast kontrolpunkt

Ved ankomsten skal oplysningerne i aftalen holdes op mod den aktuelle situation. Ejerens navn, dyrets identitet og formålet med besøget skal stemme. Fortæller ejeren noget nyt, skal beskeden videre til den rette kollega, før forløbet fortsætter. Oplysningerne kan ændre både rækkefølgen af opgaver og behovet for dyrlægens vurdering.

En fast modtagelsesrutine behøver ikke være omfattende. Den skal sikre, at nødvendige oplysninger bliver registreret samme sted, og at uklare forhold bliver afklaret frem for blot at følge med ind i næste rum. Mangler der en aftale om afhentning, kontaktperson eller godkendelse af udgifter, bør den falde på plads tidligt.

Du skal samtidig skelne mellem administrative spørgsmål og forhold, der kræver en faglig vurdering. En ændring i dyrets tilstand hører ikke blot hjemme i en kalenderbemærkning. Følg klinikkens procedure for at tilkalde den relevante fagperson. På den måde bliver modtagelsen et kontrolpunkt, hvor planen enten bekræftes eller justeres, før det videre arbejde sættes i gang.

Planlæg veterinærteknikerens overleveringer mellem opgaver

Et patientforløb involverer ofte flere medarbejdere. Ved hvert skift skal den næste kollega vide, hvad der er udført, hvad der mangler, og hvilke beslutninger der afventes. En mundtlig besked kan være nødvendig her og nu, men væsentlige oplysninger skal også dokumenteres efter klinikkens rutiner.

Overleveringen bør ske, mens den medarbejder, der giver opgaven videre, stadig kan svare på spørgsmål. Opdager du først en uklarhed, når kollegaen er optaget af en ny opgave, bliver afklaringen mere besværlig. Afsæt derfor tid til selve overleveringen, ikke kun til arbejdet før og efter.

Det samme gælder håndteringen af prøver, dokumenter og udstyr. Mærkning og registrering skal passe til patienten, og det skal fremgå, hvor materialet skal hen. En prøve på et bord uden tydelig status efterlader tvivl om, hvorvidt den er klar til videre håndtering. Faste placeringer og markeringer hjælper kollegerne med at finde næste trin uden at skulle gætte eller afbryde hinanden.

Indbyg plads til ændringer uden at miste opfølgningen

En fuldt booket kalender kan se effektiv ud, men giver få handlemuligheder, når dagens forudsætninger ændrer sig. Brug de planlagte mellemrum bevidst. De kan give plads til en forsinket overlevering, ekstra rengøring eller en opgave, som dyrlægen vurderer skal håndteres før de øvrige aftaler.

Når der kommer en ny opgave, bør én udpeget person koordinere ændringerne. Ellers kan receptionen være i færd med at flytte en aftale, mens en kollega reserverer det samme rum til en anden patient. Den ansvarlige for koordineringen behøver ikke træffe alle faglige beslutninger, men skal holde planen opdateret og orientere de berørte medarbejdere.

Hold også styr på det arbejde, der bliver udskudt. En telefonbesked eller registrering skal have en ny plads i dagens plan. Notér, hvem der følger op, og hvornår det skal ske. Får en ejer besked om forsinkelse, bør tidsangivelsen bygge på den aktuelle plan frem for et løst skøn. Er tidspunktet fortsat usikkert, kan I aftale, hvornår ejeren får næste status.

Forbered udleveringen mens forløbet stadig er i gang

Udleveringen begynder ikke først, når ejeren står ved skranken. Nødvendige oplysninger, dokumenter og eventuelle aftaler skal samles tidligere i forløbet. Ellers kan et dyr, der er klar til at komme hjem, ende med at vente, mens en medarbejder leder efter en besked eller forsøger at få et spørgsmål afklaret hos dyrlægen.

Aftal, hvem der informerer ejeren, og hvilke dele der kræver dyrlægens medvirken. Instruktionerne skal følge den konkrete faglige vurdering og klinikkens procedurer. Medarbejderen ved udleveringen skal kende forskellen på at videreformidle en aftale og selv at ændre den.

Kontakt ejeren på det aftalte tidspunkt eller efter den aftalte procedure, og kontrollér, at afhentningen kan foregå som forventet. Skriftlige oplysninger skal gælde den rigtige patient og svare til den seneste beslutning. Giv plads til spørgsmål, og få uklarheder afklaret, før ejeren går. Skal der bestilles opfølgning, må ansvaret placeres hos en bestemt medarbejder, så opgaven ikke forsvinder mellem receptionen og det faglige personale.

Luk arbejdsdagen med en tydelig status til næste hold

Den sidste del af arbejdsdagen skal have sin egen tid i planen. Her samles løse ender, så næste hold eller næste dags medarbejdere ikke skal rekonstruere forløbene. Journalnotater, udestående svar og beskeder skal have en tydelig status. Det skal fremgå, om en opgave er afsluttet, afventer en beslutning eller kræver handling på et bestemt tidspunkt.

Patienter, der fortsat opholder sig på klinikken, skal overdrages efter de gældende instrukser. Den modtagende kollega skal kende de aktuelle aftaler og vide, hvem der kontaktes ved ændringer. En kalendernote er ikke nødvendigvis tilstrækkelig, hvis der også er oplysninger, som kræver en direkte samtale.

Arbejdspladserne klargøres derefter til næste brug. Forbrugsmaterialer fyldes op, udstyr håndteres efter instrukserne, og mangler meldes til den rette person. Kan et apparat ikke bruges, skal det stå dér, hvor næste medarbejder forventer at finde oplysninger om udstyrets status. Beskeden skal beskrive fejlen, angive tidspunktet og fortælle, hvem der følger op.